メールの使い方
ビジネスメール危険度チェックというのが目に留まったので試してみた。
http://rikunabi-next.yahoo.co.jp/tech/docs/ct_s03600.jsp?p=001042&vos=dyterssc000000000000
- タイトルの目安は、30文字程度にしている。
- タイトルは、見ただけで内容が分かるものが望ましい。
- アドレス帳機能は、フルに活用している。
- 受け取ったメールは、メーラーで自動的に振り分けるよう設定している。
- CCやBCCの機能は、情報を共有するためにも、積極的に使ったほうがよい。
- 相手先の名前は、名刺を確認した上で手入力する。
- メールでのあいさつ文は失礼がないように、手紙で使うものを参考にしている。
- メール本文は、記号を使って見やすくしている。
- メールは、以下の用件だけを簡潔に伝えるかが重要だ。
- ネガティブな内容は、冷静にメールで伝えた方がよい。
どういうわけか全問正解(？)だった。以下いくつかピックアップして僕の使い方であったり設問への疑問など書いてみる。
アドレス帳は、フルに活用している。
- 僕はアドレス帳にはメールアドレス以外の情報は一切登録していません。誰かに新規にメールを出すときは、その人からのメールを探し出してそのメールの名前のところをクリックして「新規作成」ってやったり、職場のイントラネットには名前や部署から人の情報を検索するCGIがあるので、そこで検索してアドレスをコピペしたり。Opera Mailのアドレス帳にも自動補完機能はあるんですがそれに頼ってると宛先違いをしそうなので。というか、同じ会社に同姓の人がおりまして、その人宛のメールが僕のところにしょっちゅう舞い込むのですが勘弁してください。
受け取ったメールは、メーラーで自動的に振り分けるよう設定している。
- Operaメールなので振り分けとはちょっと違うんだけど、まぁ使っていると言えば使っている。秀丸メールの頃は一部を除いて自動振り分けはしていなかった。自動振り分けは危険*1。
CCやBCCの機能は、情報を共有するためにも、積極的に使ったほうがよい。
- 何でもかんでも使えばいいというわけではないと思うが、使うべきではあるだろう。
相手先の名前は、名刺を確認した上で手入力する。
- コピペ推奨。と、解説にはあったけど、自分から出す場合はそうする(名刺から手入力)しかないような……
メール本文は、記号を使って見やすくしている。
- 程度の問題。
ネガティブな内容は、冷静にメールで伝えた方がよい。
- あまりにも抽象的な質問。ケースバイケースであり、YESかNOかで答えられるようなものでもあるまい。どっちかで答えなきゃいけないので、設問者の意図に沿うように答えてみたら正解だったが。
まぁそんな人もいないとは思うけど、これで全問正解でも安心しちゃいけませんね。添付ファイルを付け忘れることの多い僕は特にそう思う。
*1:詳しくは後述、というかいつか書く。途中まで書いたけど簡単にまとまりそうもなかったので。
